В любой организации в тот или иной момент времени встает вопрос с оптимизацией расходов на печать при сохранении существующего парка печатающих устройств.
Что может быть причиной возросших трат по данной статье расходов?

Рассмотрим несколько базовых вариантов:

  • Нецелевая печать. К примеру, сотрудники могут использовать принт-ресурсы компании в собственных интересах (распечатывание книг, рецептов, упражнений для ребенка, личных документов, справок, анкет и т.д.).

  • Неоптимальная печать. К примеру, распечатывание на цветном принтере тех документов, которые могут быть представлены и в черно-белом варианте или в двустороннем формате.

  • Внутреннее мошенничество с картриджами и бумагой для печатающих устройств (избыточный заказ неиспользуемой в целях компании ресурсов для печатающих устройств и последующая реализация).

  • Отсутствие прогнозирования требуемых ресурсов для печати (неправильное бюджетирование расходов на печать). К примеру, ad-hoc заказы партий небольшого объема с невозможностью получения специальных условий у специализированных поставщиков; неконтролируемые объемы заказываемых материально-технических ресурсов и расходы на содержание склада; дополнительные затраты человеческих ресурсов.

  • Невозможность соблюдения SLA с фирмами, предоставляющими аутсорсинг в области печати, и контроля оплачиваемых счетов.

Printer Guard реализует возможность оптимизации (экономии) расходов на процессы печати в организации через мониторинг и контроль печати, применяя следующие основные механизмы:

  • Отслеживание и запрет нецелевой печати сотрудниками компании по различным параметрам: ключевым словам, форматам документов и т.д.

    Мониторинг процессов печати и реализация политик через механизмы перенаправления заданий печати на определенные «дешевые» печатающие устройства, принудительной печати в черно-белом и/или двустороннем формате; квотирование печати и эффективное распределение нагрузки на печатающие устройства в зависимости от их характеристик.

  • Сбор и анализ информации о состоянии печатающих устройств по различным параметрам, оценка текущего ресурса расходных материалов, уведомление о необходимости замены и т.п.;

  • Возможность прогнозирования необходимости в расходных материалах на базе сформированных данных мониторинга и планируемой нагрузке на печатающие устройства; автоматическое формирование заявок на расходные материалы на базе формируемых шаблонов.

  • Возможность оценки стоимости одной страницы на базе собранных данных мониторинга и четкое отслеживание выставляемых счетов, построение графиков изменений по парку печатающих устройств, в том числе плановых операций обслуживания по смене картриджей.

Согласно статистике, грамотное внедрение процессов мониторинга и контроля печати позволяет компаниям достигать сокращения расходов на печать вплоть до 40-50 процентов и достичь большей экономии ИТ-бюджета или возможности его перераспределения по иным приоритетным статьям.

Уже на этапе внедрения начальных процессов мониторинга вы сможете выявить «узкие места» в процессах печати, а Secret Printer Guard сможет предложить возможные пути их оптимизации. На базе сформированного профиля мониторинга вы легко сможете сформировать политики печати в разрезе компании, различных департаментов, отделов и даже отдельных единиц печатной техники и сотрудников.

Визуальные панели и гибкий инструментарий отчетности позволят формировать как текущее, так и прогнозное состояние процессов печати в компании на определенную перспективу, а также отслеживать изменения в режиме реального времени.

Tags

Задайте нам вопрос по любой услуге выше

info@secret.su

top